טיפים לשמירת מסמכי לקוחות במחשב שיחסכו למשרד זמן רב

כיצד לסדר מסמכי לקוחות בתיקיות כך שנוכל לאתר אותם מהר ולשמור על מעקב?

טיפים לשמירת מסמכי לקוחות במחשב שיחסכו למשרד זמן רב | ImportFeed | Photo by Dan Dimmock on Unsplash

מוצפים במסמכים מלקוחות? אספנו עבורכם טיפים מעשיים לניהול שוטף של מסמכים נכנסים מלקוחות במחשב.

עם סידור תיקיות וקבצים נכון, נחסוך זמן באיתור מסמך וקליטתו, נמנע טעויות אנוש כמו איבוד מסמך או עותקים כפולים, ונשפר את השירות ללקוח.

תיקיות
צרו תיקיה לכל לקוח, ובתוכה תיקיה לקבצים שטופלו ותיקיה לאלה שלא טופלו.

קבצים
התחילו שם מסמך עם תאריך במבנה של שנה-חודש-יום למען סדר כורונולוגי. לדוגמא: “2020-10-15 - חשבונית ציוד משרדי”.

ארכיון
אחת לתקופה, מומלץ לנקות שולחן ולהוציא קבצים ישנים לתיקיית “ארכיון” ובתת תיקיה של השנה הרלוונטית. תחת הארכיון והשנה חשוב לשמור על מבנה תיקיות הלקוחות ושמות הקבצים. לדוגמא: בתיקיות העבודה נשמור את השנה האחרונה, ולתיקיית הארכיון נעביר מסמכים משנים קודמות.

תבנית לשכפול
הכינו תיקיית “תבנית” שמכילה בתוכה את התיקיות הרלוונטיות לכל לקוח. כאשר מוסיפים לקוח חדש, פשוט משכפלים את תקיית התבנית ומשנים את שמה לשם הלקוח, כך תהיו מוכנים מיידית לטיפול בלקוח חדש.


מי אנחנו

ImportFeed היא מערכת לאיסוף וארגון מסמכים אוטומטי לעסק. לקוחות שולחים מסמכים בקלות והמשרד חוסך זמן רב וטעויות אנוש.

התנסו בחינם וללא התחייבות והתחילו לקלוט מסמכים בצורה נוחה ומאובטחת.


שיתוף

להתנסות ללא תשלום וללא התחייבות